Wer den Begriff Individualsoftware hört, denkt häufig zuerst an hohe Investitionen. Schnell entstehen Bilder von Großprojekten, langen Entwicklungszeiten und Budgets, die sich nur große Konzerne leisten können. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen schließen das Thema deshalb oft aus, noch bevor sie sich überhaupt damit beschäftigt haben.
Diese Einschätzung können wir nachvollziehen. Schließlich gibt es heute für nahezu jede Aufgabe eine Standardsoftware. Ob CRM, Warenwirtschaft, Projektverwaltung oder Zeiterfassung, der Markt ist voll von Lösungen, die auf den ersten Blick genau das versprechen, was Unternehmen benötigen.
Aus unserer Erfahrung zeigt sich allerdings immer wieder, dass der eigentliche Preis einer Software nicht auf dem Angebot des Herstellers steht. Er steckt häufig in den täglichen Arbeitsabläufen.
Viele Unternehmen bezahlen ihre Software nämlich nicht nur mit Lizenzgebühren. Sie bezahlen mit Zeit.
Standardsoftware verfolgt ein einfaches Ziel: Sie soll möglichst viele Unternehmen gleichzeitig bedienen. Je größer die Zielgruppe, desto erfolgreicher lässt sich ein Produkt verkaufen.
Das funktioniert grundsätzlich gut. Für viele Aufgaben reichen Standardlösungen vollkommen aus. Eine Buchhaltungssoftware muss schließlich nicht für jedes Unternehmen neu entwickelt werden.
Anders sieht es bei individuellen Geschäftsprozessen aus.
Wir erleben häufig, dass Unternehmen über Jahre hinweg versuchen, ihre Arbeitsweise an eine Software anzupassen. Eigentlich müsste es genau andersherum sein.
Ein typisches Beispiel sind Freigabeprozesse.
Die vorhandene Software kennt vielleicht nur zwei Freigabestufen. Im Unternehmen existieren aber vier Verantwortliche mit unterschiedlichen Aufgaben. Also entstehen Umgehungslösungen. Informationen werden zusätzlich per E-Mail verschickt, Entscheidungen telefonisch abgestimmt und der eigentliche Bearbeitungsstatus landet schließlich in einer Excel-Datei.
Die Software funktioniert.
Der Prozess dagegen nicht mehr wirklich.
Ein einzelner zusätzlicher Arbeitsschritt fällt kaum auf.
Eine Information wird eben noch schnell kopiert.
Eine Datei wird kurz aktualisiert.
Eine E-Mail geht zusätzlich an einen Kollegen.
Niemand würde deshalb von einem großen Problem sprechen.
Interessant wird es erst, wenn man diese kleinen Umwege über einen längeren Zeitraum betrachtet.
Nehmen wir an, zehn Mitarbeiter verlieren täglich jeweils nur zehn Minuten, weil Informationen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden müssen.
Das klingt zunächst harmlos.
Nach einem Monat summiert sich daraus bereits ein erheblicher Zeitaufwand. Nach einem Jahr sprechen wir schnell von mehreren hundert Arbeitsstunden, die ausschließlich dafür verwendet wurden, die Grenzen einer Software zu umgehen.
Diese Kosten tauchen in keiner Lizenzrechnung auf.
Sie sind trotzdem vorhanden.
In fast jedem Unternehmen begegnen uns Excel-Dateien, die ursprünglich als kleine Hilfsmittel gedacht waren.
Am Anfang werden vielleicht nur einige Zusatzinformationen gepflegt.
Ein paar Monate später enthält dieselbe Datei Kundeninformationen, Projektstände, Auswertungen und automatische Berechnungen.
Noch etwas später greifen mehrere Kollegen darauf zu.
Irgendwann hängt ein kompletter Geschäftsprozess davon ab.
Aus unserer Erfahrung ist das einer der deutlichsten Hinweise darauf, dass die vorhandene Software die Anforderungen nicht mehr vollständig erfüllt.
Excel ist kein Problem.
Es wird erst dann kritisch, wenn Tabellen Aufgaben übernehmen, für die eigentlich eine zentrale Anwendung vorgesehen sein sollte.
Dann entstehen Datensilos, doppelte Datenpflege und Unsicherheiten darüber, welche Version eigentlich aktuell ist.
Ein weiteres Missverständnis begegnet uns regelmäßig.
Viele Unternehmen stellen sich Individualsoftware wie einen kompletten Neubau vor.
Alles wird neu entwickelt.
Jede Funktion muss programmiert werden.
Das Projekt dauert Monate oder sogar Jahre.
So entstehen natürlich hohe Kosten.
In der Praxis arbeiten wir heute jedoch ganz anders.
Moderne Softwareentwicklung basiert auf Frameworks, Bibliotheken und erprobten Komponenten. Funktionen wie Benutzerverwaltung, Rechtekonzepte, Datenbankzugriffe oder Schnittstellen müssen nicht jedes Mal neu erfunden werden.
Sie bilden das Fundament.
Darauf entsteht anschließend die eigentliche Individualsoftware – nämlich genau der Teil, der Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.
Das reduziert Entwicklungszeit erheblich.
Vor allem sorgt es dafür, dass wir unsere Zeit dort investieren können, wo sie den größten Nutzen bringt: in Ihre Prozesse.
An dieser Stelle ist Ehrlichkeit wichtig.
Nicht jede Aufgabe benötigt eine Individualentwicklung.
Wenn ein Unternehmen lediglich eine klassische Zeiterfassung oder ein Standard-Ticketsystem sucht, würden wir vermutlich ebenfalls zunächst eine etablierte Standardlösung empfehlen.
Individualsoftware lohnt sich dort, wo Standardsoftware beginnt, unnötige Umwege zu erzeugen.
Genau dort entsteht wirtschaftlicher Nutzen.
Wir betrachten deshalb zu Beginn eines Projekts immer zuerst die Arbeitsabläufe.
Wo entstehen Medienbrüche?
Welche Informationen werden mehrfach gepflegt?
Welche Arbeitsschritte kosten Zeit, obwohl sie keinen eigentlichen Mehrwert liefern?
Oft zeigt sich dabei sehr schnell, dass gar nicht das gesamte Unternehmen eine neue Software benötigt.
Es reicht aus, genau die Prozesse individuell abzubilden, die täglich Probleme verursachen.
Viele Unternehmen schrecken vor Individualsoftware zurück, weil sie an riesige Projekte denken.
Dabei muss eine moderne Software gar nicht vollständig am ersten Tag fertig sein.
Wir bevorzugen in vielen Fällen einen modularen Ansatz.
Das bedeutet:
Zunächst wird nur der Bereich umgesetzt, der den größten Nutzen bringt.
Vielleicht beginnt das Projekt mit einer zentralen Kundenverwaltung.
Einige Monate später kommt eine Projektverwaltung hinzu.
Danach folgen Auswertungen oder Schnittstellen zu bestehenden Systemen.
Dieser Ansatz bietet mehrere Vorteile.
Zum einen bleiben die Investitionen überschaubar.
Zum anderen sammeln die Mitarbeiter bereits früh praktische Erfahrungen mit der neuen Anwendung.
Das Feedback fließt anschließend direkt in die nächsten Ausbaustufen ein.
Dadurch entwickelt sich die Software gemeinsam mit dem Unternehmen weiter.
Und genau das unterscheidet Individualsoftware von vielen Standardlösungen.
Sie wächst nicht gegen Ihre Prozesse.
Sie wächst mit ihnen.
Eine Beobachtung machen wir in Beratungsgesprächen immer wieder.
Unternehmen erzählen uns zunächst, welche Software sie einsetzen. Erst im weiteren Verlauf sprechen wir über die eigentlichen Arbeitsabläufe. Dabei stellt sich häufig heraus, dass viele Prozesse gar nicht so funktionieren, wie sie ursprünglich gedacht waren.
Der Grund ist oft überraschend einfach.
Nicht die Mitarbeiter haben den Prozess gestaltet, die Software hat ihn vorgegeben.
Natürlich lässt sich jedes Unternehmen bis zu einem gewissen Grad an eine Standardlösung anpassen. Das ist sogar sinnvoll, wenn etablierte Abläufe übernommen werden können. Problematisch wird es jedoch dort, wo sich Besonderheiten des Unternehmens ständig mit den Grenzen der Software beißen.
Dann entstehen kleine Umwege.
Ein zusätzlicher Klick hier, eine E-Mail dort, eine Excel-Datei als Ergänzung oder eine Information, die nur telefonisch weitergegeben wird.
Jeder einzelne Kompromiss wirkt harmlos.
In Summe entstehen daraus jedoch Prozesse, die unnötig kompliziert geworden sind.
Standardsoftware wird häufig mit einem niedrigen Einstiegspreis beworben.
29 Euro pro Benutzer.
59 Euro im Monat.
99 Euro für das gesamte Team.
Diese Preise wirken zunächst attraktiv.
Was dabei leicht übersehen wird, sind die Kosten, die erst später entstehen.
Zusätzliche Benutzerlizenzen.
Erweiterungsmodule.
Schnittstellen zu anderen Systemen.
Supportpakete.
Individuelle Anpassungen.
Oder Funktionen, die erst in einer höheren Produktversion verfügbar sind.
Wir erleben durchaus Projekte, bei denen Unternehmen über Jahre mehrere Systeme parallel bezahlt haben, obwohl am Ende nur ein kleiner Teil der Funktionen genutzt wurde.
Der eigentliche Kostenfaktor war dabei nicht die Software selbst.
Es war die zunehmende Komplexität.
Kaum ein Unternehmen arbeitet heute mit nur einer einzigen Software.
CRM, Buchhaltung, Lagerverwaltung, E-Mail-Marketing, Projektmanagement oder Dokumentenverwaltung – fast jede Anwendung muss Daten mit einer anderen austauschen.
Genau hier entstehen häufig unerwartete Kosten.
Viele Standardlösungen verfügen zwar über Schnittstellen. Allerdings funktionieren diese nicht immer so, wie das Unternehmen es benötigt.
Vielleicht werden nur bestimmte Daten übertragen.
Vielleicht fehlen einzelne Felder.
Vielleicht muss zusätzlich eine Middleware eingesetzt werden.
Oder es existiert gar keine passende Anbindung.
Aus unserer Erfahrung werden Schnittstellen in der Projektplanung regelmäßig unterschätzt.
Nicht selten kostet die Verbindung mehrerer Standardlösungen am Ende mehr Zeit und Geld als eine sauber entwickelte Individualsoftware.
Vor einigen Jahren bedeutete Individualentwicklung tatsächlich häufig, nahezu jede Funktion selbst zu programmieren.
Heute sieht die Situation anders aus.
Frameworks wie Symfony, moderne Datenbanksysteme oder etablierte Komponenten übernehmen viele technische Grundlagen bereits zuverlässig.
Benutzerverwaltung, Rollen, Authentifizierung, Datenbankzugriffe oder API-Anbindungen gehören längst zu den Bereichen, die nicht jedes Mal neu entwickelt werden müssen.
Das verändert auch die Wirtschaftlichkeit.
Die Entwicklungszeit konzentriert sich auf die eigentlichen Besonderheiten des Unternehmens.
Und genau diese Besonderheiten sind es schließlich, die Standardsoftware häufig nicht ausreichend abbilden kann.
Wenn eine neue Software eingeführt wird, denkt kaum jemand an die Situation in fünf Jahren.
Das ist verständlich.
Schließlich soll das Projekt zunächst einmal erfolgreich abgeschlossen werden.
Trotzdem lohnt sich dieser Blick.
Wir übernehmen regelmäßig Anwendungen, die ursprünglich von anderen Dienstleistern entwickelt wurden.
Technisch funktionieren viele dieser Systeme durchaus.
Die Schwierigkeiten beginnen meist bei der Weiterentwicklung.
Es fehlt eine Dokumentation.
Der Code ist schwer nachvollziehbar.
Frameworks wurden nie aktualisiert.
Neue Funktionen lassen sich nur mit erheblichem Aufwand ergänzen.
Die ursprüngliche Entwicklung war dadurch nicht zwangsläufig schlecht.
Häufig stand einfach nur ein anderer Fokus im Vordergrund.
Aus heutiger Sicht wissen wir allerdings, dass Wartbarkeit einer der wichtigsten Faktoren für die Gesamtkosten einer Software ist.
Kaum ein Unternehmen arbeitet nach zehn Jahren noch genauso wie am ersten Tag.
Neue Dienstleistungen entstehen.
Abteilungen wachsen.
Gesetzliche Anforderungen ändern sich.
Digitale Prozesse kommen hinzu.
Software muss diese Entwicklung begleiten können.
Gerade hier spielt Individualsoftware ihre Stärken aus.
Neue Module können ergänzt werden.
Masken lassen sich anpassen.
Auswertungen entstehen genau dort, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Statt immer neue Werkzeuge einzuführen, wächst die bestehende Anwendung Schritt für Schritt mit.
Das sorgt nicht nur für mehr Übersicht.
Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird deutlich einfacher, wenn zentrale Informationen an einer Stelle verfügbar sind.
Manchmal entsteht der Eindruck, jede Standardsoftware sei automatisch schlechter als eine individuelle Entwicklung.
Das sehen wir ausdrücklich nicht so.
Es gibt zahlreiche hervorragende Standardlösungen.
Gerade in Bereichen wie Buchhaltung, Office-Anwendungen oder Zeiterfassung wäre eine Eigenentwicklung häufig wirtschaftlich kaum sinnvoll.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr:
Wo entsteht für Ihr Unternehmen ein echter Mehrwert?
Wenn eine Standardsoftware Ihre Anforderungen sauber erfüllt, gibt es keinen Grund, sie zu ersetzen.
Wenn Mitarbeiter jedoch täglich Workarounds nutzen müssen, weil zentrale Prozesse nicht unterstützt werden, lohnt sich eine genauere Betrachtung.
Denn dann entstehen Kosten, die auf keiner Rechnung stehen.
Viele Unternehmen verbinden Digitalisierung mit der Einführung eines neuen Systems.
In der Praxis beginnt die eigentliche Arbeit oft erst danach.
Neue Prozesse müssen etabliert werden.
Daten werden zusammengeführt.
Schnittstellen entstehen.
Mitarbeiter entwickeln neue Arbeitsweisen.
Aus unserer Erfahrung sind erfolgreiche Projekte deshalb nie reine Softwareprojekte.
Sie verändern die Art, wie Informationen im Unternehmen fließen.
Genau darin liegt häufig der größte Nutzen.
Nicht in einer schöneren Oberfläche.
Sondern darin, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit Verwaltung verbringen und mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben haben.
Nach den bisherigen Abschnitten könnte der Eindruck entstehen, wir würden grundsätzlich immer zu einer Individualentwicklung raten. Das wäre nicht ehrlich.
Es gibt viele Situationen, in denen Standardsoftware die bessere Wahl ist.
Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine klassische Buchhaltung, ein Ticketsystem oder eine etablierte Office-Lösung benötigt, spricht meist wenig für eine Eigenentwicklung. Diese Produkte werden seit vielen Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und decken typische Anforderungen sehr gut ab.
Auch kleine Unternehmen mit einfachen Abläufen profitieren häufig von Standardsoftware. Wer nur wenige Nutzer hat und mit den vorhandenen Funktionen problemlos arbeiten kann, muss kein eigenes System entwickeln lassen.
Wir empfehlen Individualsoftware deshalb nicht, weil sie technisch interessanter ist. Wir empfehlen sie dann, wenn sie wirtschaftlich sinnvoll wird.
Und dieser Punkt wird oft deutlich früher erreicht, als viele vermuten.
Wenn wir mit Unternehmen über Prozessoptimierung sprechen, geht es überraschend selten um Server, Datenbanken oder Programmiersprachen.
Meist sprechen wir über Menschen.
Über Mitarbeiter, die täglich dieselben Informationen mehrfach eingeben.
Über Kollegen, die sich gegenseitig Excel-Dateien schicken.
Über Projektleiter, die Daten aus verschiedenen Systemen zusammenführen müssen.
Oder über Sachbearbeiter, die jedes Angebot noch einmal manuell übertragen.
Keiner dieser Arbeitsschritte wirkt für sich genommen dramatisch.
Nehmen wir als Beispiel einen Mitarbeiter, der jeden Tag zwanzig Minuten mit Tätigkeiten verbringt, die sich automatisieren oder vereinfachen ließen. Hochgerechnet auf ein Jahr kommen schnell mehr als 80 Arbeitsstunden zusammen. Bei mehreren Mitarbeitern entsteht daraus ein Aufwand, der häufig deutlich über den Kosten einer individuellen Lösung liegt.
Viele Unternehmen bezahlen also bereits heute für ihre Software.
Nur nicht an den Softwarehersteller.
Sondern jeden Monat über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter.
Ein weiterer Irrtum begegnet uns regelmäßig.
Je mehr Software eingesetzt wird, desto digitaler ist das Unternehmen.
Unsere Erfahrung zeigt eher das Gegenteil.
Unternehmen mit besonders vielen Anwendungen kämpfen oft mit denselben Problemen:
Informationen liegen mehrfach vor.
Mitarbeiter müssen zwischen verschiedenen Programmen wechseln.
Schnittstellen funktionieren nur teilweise.
Auswertungen entstehen manuell.
Mit jeder zusätzlichen Anwendung steigt die Komplexität.
Natürlich gibt es gute Gründe, mehrere spezialisierte Systeme einzusetzen. Kritisch wird es erst dann, wenn jede neue Anforderung mit einem weiteren Programm beantwortet wird.
Irgendwann verliert niemand mehr den Überblick.
Wir sehen unsere Aufgabe deshalb nicht darin, möglichst viel Software zu entwickeln.
Unser Ziel ist es, Prozesse einfacher zu machen.
Manchmal bedeutet das tatsächlich eine neue Anwendung.
Manchmal genügt eine Schnittstelle.
Und gelegentlich stellen wir sogar fest, dass vorhandene Systeme mit einigen Anpassungen vollkommen ausreichen.
Dieser Unterschied wird in vielen Unternehmen unterschätzt.
Ein Schreibtisch wird gekauft.
Ein Drucker ebenfalls.
Software funktioniert anders.
Sie begleitet ein Unternehmen oft über viele Jahre.
Sie entwickelt sich weiter.
Neue Mitarbeiter arbeiten damit.
Neue Prozesse entstehen.
Deshalb lohnt es sich, bei einer Software nicht ausschließlich auf den Anschaffungspreis zu schauen.
Viel interessanter ist die Frage:
Wie viel Zeit spart sie jeden Monat?
Wie viele Fehler verhindert sie?
Wie flexibel lässt sie sich erweitern?
Wie schnell können neue Anforderungen umgesetzt werden?
Wer diese Fragen berücksichtigt, bewertet Software plötzlich aus einer völlig anderen Perspektive.
Nach vielen Jahren in der Softwareentwicklung fällt uns eines immer wieder auf.
Kaum ein Unternehmen kommt mit dem Wunsch zu uns, eine Individualsoftware entwickeln zu lassen.
Die meisten kommen mit einem Problem.
Eine Datenbank ist zu langsam geworden.
Excel-Dateien wachsen unkontrolliert.
Informationen liegen an verschiedenen Stellen.
Ein altes System lässt sich nicht mehr erweitern.
Oder ein Mitarbeiter geht in den Ruhestand und plötzlich weiß niemand mehr, wie eine wichtige Anwendung eigentlich funktioniert.
Die eigentliche Software ist dabei selten das Thema.
Es geht fast immer um Prozesse.
Deshalb beginnen wir Projekte nicht mit der Frage, welche Programmiersprache eingesetzt werden soll.
Uns interessiert zuerst, wie gearbeitet wird.
Welche Informationen werden benötigt?
Wo entstehen Wartezeiten?
Welche Aufgaben wiederholen sich jeden Tag?
Welche Arbeit erledigen Mitarbeiter nur deshalb, weil die Software sie nicht unterstützt?
Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, sprechen wir über Technik.
Und genau das macht aus unserer Sicht den Unterschied zwischen einer Software und einer Lösung.
Die Vorstellung, dass Individualsoftware grundsätzlich teuer sein muss, hält sich erstaunlich hartnäckig. Sie stammt allerdings aus einer Zeit, in der Softwareentwicklung deutlich aufwendiger war als heute.
Moderne Frameworks, etablierte Komponenten und modulare Entwicklungsansätze haben die Ausgangslage verändert. Dadurch lassen sich individuelle Lösungen heute wesentlich wirtschaftlicher entwickeln als noch vor einigen Jahren.
Ob sich eine Individualsoftware lohnt, entscheidet deshalb nicht der Preis auf dem Angebot.
Entscheidend ist, welche Kosten eine bestehende Lösung Tag für Tag verursacht.
Wenn Mitarbeiter regelmäßig Daten übertragen, verschiedene Systeme parallel pflegen oder Prozesse unnötig kompliziert geworden sind, lohnt sich ein genauer Blick auf die tatsächlichen Aufwände. In vielen Fällen zeigt sich dann, dass die vermeintlich günstige Standardsoftware längst die teurere Lösung geworden ist.
Aus unserer Erfahrung muss Individualsoftware nicht alles ersetzen. Oft genügt es, genau die Bereiche individuell abzubilden, in denen Standardsoftware an ihre Grenzen stößt. Das reduziert Aufwand, verbessert Abläufe und schafft eine Lösung, die sich gemeinsam mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann.
Die beste Software ist am Ende nicht die mit den meisten Funktionen.
Es ist diejenige, die Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert.